Wszystko o zadatku !

Zadatek – temat poruszany wiele razu, również przez Makeup Point. Ale to również temat, który warto mieć opanowany bez żadnych wątpliwości. 

W tym artykule znajdziesz najważniejsze informacje o zadatku, same fakty prawne plus informacje jak zadatki rozliczamy. Wszystko w jednym miejscu, bez żadnych domysłów. 

Przede wszystkim już na wstępie uczulę Cię na to, że jest ogromna różnica pomiędzy zadatkiem a zaliczką. I od razu doradzę Ci, abyś zrezygnował z zaliczki, stosował w swoich usługach tylko zadatek i dodatkowo, abyś bardzo pilnował tego właśnie określenia “zadatek” przy wpłatach od klientów. A poniżej już wyjaśniam dlaczego. 

Bardzo prosto – zaliczka zawsze jest zwrotna. Obojętnie co się nie wydarzy i co wpiszesz w swojej umowie z klientem, zgodnie z prawem zaliczka jest przedpłatą, która w razie nie dojścia do skutku wykonania usługi, zawsze jest zwrotna. Co to znaczy dla Ciebie? To znaczy, że zaliczka nie stanowi żadnego zabezpieczenia np. rezerwacji terminu ślubnego. Nawet jak klientka nie stawi się na zarezerwowany makijaż, czyli usługa nie dojdzie do skutku, to taką zaliczkę będziesz musiał zwrócić. Nawet jeżeli była wina klientki czy inne powody. Proste, zaliczka zawsze jest zwrotna gdy nie dojdzie do wykonania usługi. 

Dlatego właśnie warto zabezpieczać się zadatkiem. I tutaj od razu obalimy kolejny mit krążący na facebookowych grupach. Zadatek tak naprawdę wcale nie jest bezzwrotny. Nie możemy tak o nim myśleć, ponieważ jest bezzwrotny tylko w jednej sytuacji, a już w kilku kolejnych jest do zwrotu. Natomiast rzeczywiście w kwestii, na której najbardziej nam zależy, czyli zabezpieczenia rezerwacji terminu, zadatek przydaje się. I jeżeli to klientka “da ciała” i zrezygnuje to wtedy zadatek zostanie dla Ciebie i choć trochę pokryje Twój czas. 

Podsumujmy sobie poniżej kiedy zadatek jest bezzwrotny,a kiedy musimy go zwrócić. 

Nie zwracamy zadatku: 

  • kiedy to z winy klientki nie doszło do wykonania usługi (klientka zrezygnowała, nie przyjechała na umówiony makijaż itp.) 

Zwracamy zadatek: 

  • kiedy to z Twojej winy nie doszło do wykonania usługi, wtedy Uwaga ! zadatek musisz zwrócić podwójnie ! jeżeli zadatek wyniósł 100 zł to musisz oddać 200 zł (kiedy odwołujesz i nie zapewnisz zastępstwa, kiedy odwołujesz bo w tym czasie wypadło Ci coś innego itp.) 
  • kiedy obie strony rozwiązują umowę czyli obie strony rezygnują z wykonania usługi 
  • kiedy następuje siła wyższa i klientka nie zgodzi się na przeniesienie usługi na inny termin (siła wyższa jak np. pandemia, kataklizmy, pożary, ale też choroba osoby wykonującej usługę, brak prądu czy kradzież akcesoriów niezbędnych do wykonania usługi) 
  • kiedy klientka rezerwuje usługę telefonicznie, mailowo lub poprzez social media czyli poza Twoim lokalem (na tzw. odległość), wpłaca zadatek i rezygnuje w ciągi 14 dni od wpłaty zadatku (zawierając umowę na odległość konsument ma prawo zrezygnować w ciągu 14 dni od zawarcia umowy, bez podania przyczyny. To nie dotyczy wszystkich branż czy usług, ale np. umowy na makijaż ślubny już jak najbardziej dotyczy) 

Jak sam widzisz, zadatek wcale nie jest taki bezzwrotny, a co raz więcej klientek jest już dobrze wyedukowanych w swoich prawach. 

Pilnuj również, aby w Twoim regulaminie czy na Twoich oficjalnych stronach pojawiało się słowo zadatek, a nie zaliczka. Wtedy nawet jeżeli klientka zrobi przelew i w tytule wpisze błędnie zaliczka lub przedpłata, to będziesz mógł udowodnić, że tak naprawdę jest to wpłata zadatku. 

A jak wygląda rozliczenie zadatku ? 

ROZLICZENIA ZADATKÓW czyli kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy zaksięgowaniu zadatku (ale też tak samo zaliczki oraz każdej innej formy przedpłaty, którą wybierzesz dla swojej działalności).

Po pierwsze kasa fiskalna – czy zadatek otrzymany gotówką lub kartą płatniczą trzeba od razu nabić na kasę fiskalną ? Tak, obowiązkowo należy od razu nabić na kasę fiskalną wpłaconą kwotę.  Również zadatek otrzymany na konto bankowe musimy nabić na kasę fiskalną w dniu zaksięgowania na naszym koncie. 

Wskazówka: Klientka zawsze powinna otrzymać dokument potwierdzający zapłatę, również jeżeli chodzi o zadatek. Sprawa jest prosta jeżeli klientka płaci Ci osobiście, dostaje paragon z kasy fiskalnej (tak, na zadatek też wystawisz paragon). Natomiast jeżeli wpłaca przelewem możesz jej wysłać zdjęcie paragonu (a paragon np. dołączyć do umowy o makijaż ślubny i dać klientce później), ale możesz również wysłać klientce Potwierdzenie wpłaty zadatku przygotowane przez Ciebie i oczywiście podpisane przez Ciebie. Na takim potwierdzeniu wystarczy wpisać imię i nazwisko klientki, kwotę zadatku, kiedy został zaksięgowany na Twoim koncie i jaką usługę w jakim terminie rezerwuje. Plus Twój podpis i też to wystarczy jako dokument. Ale sam zadatek i tak oczywiście wbijasz na kasę. 

A kiedy zadatek rozliczamy z Urzędem Skarbowym ? Oczywiście to czy zapłacisz podatek od zadatku zależy również od formy opodatkowania jaką wybrałeś dla swojej działalności. Przy karcie podatkowej ten problem w ogóle Cię nie dotyczy, ale już przy ryczałcie, zasadach ogólnych, podatku liniowym i Vacie trzeba to wiedzieć. 

Obowiązek podatkowy w przypadku takich usług (fryzjer, wizażysta, kosmetyczka) powstaje w chwili otrzymania całości lub części zapłaty (zadatek). Od 2019 roku podatnik może zafiskalizowaną kwotę zaliczki czy zadatku uznać za przychód z datą zapłaty (czyli w dniu wpłaty zadatku/zaliczki). Ale można również rozliczyć zaliczkę/zadatek jako przychód dopiero w momencie wykonania usługi.  Dobrze to skonsultować ze swoim księgowym i wybrać najlepszą dla Ciebie opcję.

Upraszczając sam możesz wybrać czy chcesz zadatek od razu w miesiącu wpłaty, zaliczyć jako przychód i odprowadzić od niego podatek czy wolisz go dopiero zaliczyć po wpłacie całej kwoty za usługę i rozliczyć za miesiąc kiedy usługa została wykonana. Jedyne co to musisz ustalić to z księgową, ponieważ zawsze po otrzymaniu zadatku od razu nabijasz go na kasę fiskalną, to księgowa musi wiedzieć czy zaliczyć go jako dochód czy przesunąć na inny miesiąc. 

Pamiętaj również, że dla osób które prowadzą działalność gospodarczą i będą chciały od Was fakturę na firmę (np. za szkolenie czy inną usługę, na którą pobierasz zadatek) to w momencie wpłaty zadatku musisz wystawić fakturę zaliczkową (nie ma faktury zadatkowej, więc wystawiamy zaliczkową nawet jeżeli dotyczy zadatku a nie zaliczki), a po rozliczeniu całej kwoty wystawiasz fakturę końcową dla danej usługi. I oczywiście jeżeli wystawiasz fakturę to nie nabijasz tego już na kasę fiskalną !! Albo paragon albo faktura !! 

Kolejna istotna kwestia to zwrot zadatku – jak to wygląda prawnie. Nie ma jakiegoś konkretnie określonego terminu, który obowiązuje zgodnie z prawem co do zwrotu zadatków. Natomiast prawo konsumentów dotyczące zwrotów wpłat w przypadku rozwiązania umowy jasno określa, że musisz zwrócić wpłaconą kwotę w terminie 14 dni od dnia rozwiązania umowy (nie są to dni robocze tylko pełne 14 dni). 

Jak to wygląda podatkowo ?  W przypadku zwrotu zaliczki lub zadatku przedsiębiorca powinien dokonać korekty paragonu fiskalnego (lub faktury, jeżeli taka była wystawiana). Dokonuje go poprzez ujęcie go w ewidencji korekt. Ważne jest to, że klient powinien zwrócić oryginał paragonu (lub jak płacił kartą należy podać szczegóły transakcji karty).  Ewidencja powinna zawierać minimum informacji takich jak: • data sprzedaży oraz data korekty, • numer paragonu, • przyczyna oraz, • podpisy dwóch stron.

Jeżeli przy nabiciu na kasę fiskalną zadatek był zaliczany do przychodu to w przypadku zwrotu będzie stanowił nasz koszt (chyba, że jesteś na ryczałcie i nie księgujesz kosztów, wtedy to Ciebie nie dotyczy). Gdy wybieramy drugą metodę i  zadatek do przychodu zaliczamy dopiero w momencie wykonania usługi to wtedy zwrócony zadatek nie będzie naszym kosztem (bo wcześniej nie był przychodem).

Jaką kwotę zadatku najlepiej wprowadzić ? To już zależy od Ciebie, jedynie zgodnie z prawem przedpłata nie powinna przekraczać 50% całej należnej kwoty. Tak więc możesz wprowadzić od 1-50%. Dobrym rozwiązaniem jest 30-40%. Ważne, aby kwota nie była za mała, ponieważ wtedy klientka tego nie poczuje i nie przemyśli rezygnacji z terminu. 

Jak bezboleśnie wprowadzić zadatek czyli jak poinformować klientki ? 

Przede wszystkim nie bać się. Jest to Twój biznes, Twój zarobek. Poza tym zadatki są już co raz bardziej popularne w branży beauty, zwłaszcza jeżeli chodzi o rezerwację odległych terminów lub dłuższego czasu usługi. 

Możesz również zrezygnować z zadatku w przypadku stałych i bezproblemowych klientek, a wprowadzić go tylko dla nowych, zwłaszcza przy makijażach ślubnych lub przy większej rezerwacji np. dla kilku osób. Dodatkowo, jeżeli klientka dużo wcześniej rezerwuje wizytę, a termin odwołuje np. z dwumiesięcznym wyprzedzeniem można się pokusić o zwrot zadatku jeżeli masz pewność, że znajdziesz nową klientkę na ten dzień, ale to już będzie Twoja dobra wola. I pamiętaj, że jeżeli zrobisz przysługę jednej klientce to może się zgłosić kolejnych dziesięć, które też będą oczekiwały takie potraktowania. 

Wskazówka: podczas świadczenia usług bezwzględnie wymagany jest regulamin (Regulamin świadczenia usług). Jest to wymagane m.in. prawem konsumentów. Tworząc swój regulamin pamiętaj, aby dokładnie opisać procedurę zadatków i zaznaczyć, że zadatek jest zaliczany na poczet wpłaty za usługę (tzn. że jest odejmowany od ostatecznej płatności po wykonanej usłudze). W regulaminie najlepiej jako jeden z punktów umieścić prosty tekst np.  “Wybrany termin usługi zostaje zarezerwowany tylko po wcześniejszej wpłacie zadatku w wysokości ………… (kwota zadatku odliczana jest od ostatecznej zapłaty za usługę). Zadatek można wpłacić osobiście w salonie … lub poprzez wpłatę na konto nr ….. (w tytule podać: zadatek za makijaż w dniu ………. oraz imię i nazwisko jeżeli wpłata jest z innego konta niż klientki). Wpłatę należy dokonać w ciągu 48 godzin roboczych od wstępnej rezerwacji. Jeżeli wpłata nie zostanie zaksięgowana po tym czasie ustalony termin przepada.  Jeżeli klientka odwoła wizytę lub nie przyjdzie w umówionym terminie zadatek jest bezzwrotny.” 

Oczywiście uczciwie byłoby poinformować w swoim regulaminie klientki o możliwości rezygnacji z umówionej usługi w terminie 14 dni jeżeli umowa była zawierana na odległość. 

To chyba wszystkie najważniejsze informacje o zadatku, które musisz wiedzieć. Mam nadzieję, że ten artykuł przyda się w Twojej działalności.